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jueves, 26 de agosto de 2010

TIPS CLAVES PARA HACER REUNIONES EFECTIVAS

1) Invierte el tiempo necesario para planear la reunión.

2) Evalúa si en verdad es necesario reunirse físicamente.

3) Identifica quién debe asistir. Incluye exclusivamente a las personas que están directamente involucradas en el logro del objetivo de la reunión. Si hay alguien que deba enterarse de los resultados acordados más no necesita contribuir a la misma o votar algún punto, solo envíale la minuta de la reunión, una vez concluida.

4) Identifica claramente el objetivo a lograr en la reunión. Entre más claro sea el objetivo, mayormente estarás contribuyendo al logro del mismo. Por ejemplo: Diseñar la estrategia de marketing para el 2011.

5) Identifica tanto el resultado ideal, como el resultado mínimo aceptable para la reunión. Procura validar esto con alguna persona que conozca el tema en cuestión.

6) Define la agenda de puntos a cubrir en la reunión, que ayudarán a lograr el objetivo de la misma. Es recomendable que escribas la agenda junto con alguno o algunos de los participantes clave de la reunión. Esta debe incluir: el objetivo a cubrir, los resultados deseados, el lugar, fecha, hora de inicio y de terminación de la reunión, las actividades que se necesita tener para lograr el resultado, y el tiempo que se dedicará a cada una de ellas. Evita tener demasiados tópicos a discutir, y da una apreciación realista al tiempo necesario para cubrir cada punto. Incluye qué acciones se necesitan en cada tópico por ejemplo, discusión, decisión, votación, lluvia de ideas-. Evita planear más de hora y media de reunión sin su respectivo descanso.

7) Identifica quién realizará cada rol básico: director -responsable de diseñar la reunión-, facilitador - coordina las participaciones y es el responsable de honrar los compromisos de la agenda, mantiene la discusión enfocada en el objetivo-, secretario -toma nota de los puntos discutidos y acuerdos alcanzados-, y los miembros participantes.

8) Distribuye la agenda entre los participantes por lo menos dos días antes, así les ayudarás a que se preparen para contribuir en la reunión. Si necesitan leer o conocer algún material para prepararse para la reunión, asegúrate de enviárselos con la debida anticipación. ¡El contar con una buena agenda es esencial para tener una buena reunión!

9) ¡Sigue la agenda durante la reunión! Comienza la reunión a tiempo, expresando claramente el objetivo y los resultados esperados; lee la agenda que todos deben ya de conocer. Pregunta a los participantes si están de acuerdo con esto, o si se requiere algún ajuste a la agenda para acoger nuevos acontecimientos.

10) Pide a los participantes que apaguen su teléfono celular al iniciar la reunión.

11) Al final de la reunión, el director de la reunión debe resumir lo que se ha decidido, los pasos de acción identificados, y los puntos que pudieran haber quedado abiertos o sin conclusión. Estos puntos deben ser incluidos en las notas de la reunión.

12) Las notas de la reunión solo deben contener los aspectos más importantes discutidos y acordados; no deben contener cada comentario hecho en la reunión. El secretario debe evitar poner sus propias opiniones en las notas de la reunión, y debe someter las mismas a la aprobación del líder antes de que estas sean enviadas a los participantes.

13) Asegúrate de enviar las notas de la reunión a todos los participantes en las siguientes 48 horas, enfatizando los pasos a seguir y los responsables de cada acción.

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